Как правильно спланировать график отпусков в команде
Многие руководители сталкиваются со снижением эффективности команды, когда сотрудники возвращаются из отпусков.
Отпуск не всегда становится периодом эмоциональной и энергетической перезагрузки, а порой наоборот — превращается в проблему для коллектива и его эффективности, так называемого «отпускного синдрома».
Как правильно спланировать отпуска своей команды, чтобы это не стало мучительным испытанием.
Не отпускайте сотрудника в незаслуженный или незапланированный отпуск
К сожалению, владельцы бизнеса и руководители не видят истинные причины проблем, которые возникают из-за отпусков.
Вопросы, которые поступают из этой области, порой поражают своей уникальностью: Руководитель ушел в отпуск в разгар сезона, и бизнес провалился.
Сотрудник уходил в отпуск, чтобы отдохнуть, а вернулся в расстроенных чувствах и с болезнью.
Все хотят уйти в отпуск летом — что делать?
Кто должен выполнять обязанности отсутствующего сотрудника?
Откуда взять деньги на выплату отпускных?
Сотрудник уговорил отпустить его в отпуск, а после возвращения написал заявление об увольнении. И главная причина всех этих ситуаций – это незапланированный отпуск сотрудника. Именно поэтому никогда нельзя отпускать сотрудника в незаслуженный или незапланированный отпуск! Это не принесет пользы ни ему, ни компании.
Многие могут считать это правило слишком строгим. Однако мой 20-летний опыт научил меня, что не стоит игнорировать этот принцип, иначе проблема, которую вы пытаетесь решить, может перерасти в каскад новых трудностей.
Внедряйте и следуйте правилам подготовки к сезону отпусков
Существуют ключевые правила, которые помогут избежать проблем с отпусками в вашей компании. Эти правила не следует внедрять сразу и без подготовки.
Следуйте принципу градиента (от простого к сложному) и правилу разумности (если сейчас сезон, сосредоточьтесь на продажах и производстве; системно разобраться с отпусками можно позже). График отпусков должен составляться в ноябре на следующий год. Он должен быть утвержден приказом.
График отпусков всегда составляет руководитель подразделения, а не менеджер по персоналу. Руководитель согласовывает даты со своими сотрудниками, продумывает, как избежать просадки по персоналу в сезон, и договаривается с ними самостоятельно. Это часть его работы.
Менеджер по персоналу проверяет графики от руководителей. Он следит за тем, чтобы два руководителя из одной вертикали никогда не уходили в отпуск одновременно. Также он назначает заместителей на период отсутствия других руководителей. Один человек не может замещать двоих, особенно в сезон.
В пик сезона (часто это август) все сотрудники и руководители должны быть на постах! Это позволит компании не потерять доход в самый «жирный месяц», когда кто-то хочет погреться на солнышке. И это должно быть правилом в компании, которое известно и с которым согласился каждый сотрудник
Руководитель компании еще раз оценивает график с учетом стратегических задач на следующий год, а не только сезонных. Например, переход на новую бухгалтерскую программу не может происходить без главного бухгалтера, поэтому он должен быть на работе в этот период. Отправляйте сотрудника только в запланированный отпуск и с условием завершения всех основных рабочих задач
Когда все согласовано, главный руководитель утверждает график отпусков приказом и передает его менеджеру по персоналу для исполнения.
Менеджер по персоналу обязан его исполнять. За две недели он уведомляет каждого о предстоящем отпуске, и никаких переносов лучше не допускать. Сотрудник должен завершить все начатые дела, назначить заместителя и отгулять свой отпуск. Почему это так важно — попробуйте предположить сами.
Поверьте моему опыту: если сотрудник уходит в плановый отпуск, завершив основные циклы на своем посту и оставив вместо себя заместителя, то в 99% случаев он вернется полным сил и готовым к новым свершениям!
Поймите истинную причину незапланированных отпусков
Часто происходит следующее: в самый неподходящий момент к руководителю с заявлением на отпуск подходит самый нужный сотрудник. Он может выглядеть перегруженным или уставшим, говорить, что уже много лет работает без отпуска, и умолять отпустить его, чтобы перезагрузиться и набраться сил.
Редкий руководитель способен отказать такому сотруднику, размышляя о том, что, возможно, он действительно перетрудился и, отдохнув, вернется с новой энергией и энтузиазмом.
Однако вы должны понять одну простую вещь: если сотрудник приходит к вам с заявлением на отпуск с уставшим видом и прочими симптомами, то в 99% случаев это бегство от несделанной работы или допущенных ошибок, которая накопилась и висит над ним, как дамоклов меч.
Он уже какое-то время назад мог совершить несколько ошибок, запутаться в поручениях, не завершить обещанное или не справиться с коллективом. Если вы подпишете его заявление, то в 99% случаев вас ожидает следом заявление на увольнение или, в крайнем случае, больничный лист.
Окажите сотруднику необходимую помощь
Часто в момент, когда сотрудник приносит заявление на незапланированный отпуск, он нуждается в вас, как в руководителе. 3 шага, которыми вы действительно сможете помочь своему сотруднику: Осознать, что вы как руководитель не справились со своей работой и пропустили момент, когда подчиненный начал «вязнуть» в проблемах. Если вы цените этого сотрудника как специалиста, выделите на него время и скажите примерно следующее: «Я вижу, что последнее время тебе нелегко справляться с работой. Давай составим список незавершенных дел, и за две недели я помогу тебе с ними справиться, чтобы ты мог поехать отдыхать с легкой душой». Вам действительно нужно помочь, но не выполнять за него. Разберите, где были ошибки или непонимание, и протолкните до выполнения нужных задач. Сияющий взгляд победителя будет вам наградой. И тогда вы смело можете подписать заявление на отпуск. Хотя в 99% случаев необходимость в «срочном» отпуске улетучится. Таким образом, правильная организация отпусков не только улучшает атмосферу в команде, но и способствует повышению эффективности работы сотрудников.
Помните: системный подход к отпускам — залог успешного бизнеса! Евгения Галяева
бизнес-практик по стратегическому развитию, созданию эффективных команд ТОП-менеджеров и увеличению прибыли компании. Основатель Galyaeva Gengroup. Автор трансформационной программы «Генеральная уборка бизнеса»
